La Dématerialisation dans le secteur des assurances :

samedi 6 novembre 2010
Interview de Madame Saoud Naima Directeur associé Synergie Performance
>Journaliste : Pouvez vous nous expliquer en quelques
>mots ce qu’est la dématérialisation ?
>Naima Saoud: La dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métier (correspondances, contrats, factures,Brochures, contenus techniques, supports administratifs, déclaration de sinistres, Constat amiable, décompte maladie…) qui transitent au sein d’une entreprise en l’occurrence une compagnie d’assurance, cabinet de courtage …et ce dans le cadre
>d’échanges avec des partenaires (administrations, clients,
>fournisseurs, experts, auxiliaires…).
>La dématérialisation, c’est le remplacement des documents papier par des fichiers informatiques,
Journaliste : Parlez-moi de la problématique du papier dans l’entreprise ?
>Naima Saoud: Il faut savoir que la manipulation du papier compte pour environ 2% dans le chiffre d’affaires d’une entreprise moyenne et que son
>utilisation est très souvent sujette à des abus.
Un document va être photocopié et re-photocopié pour être
>rangé dans plusieurs classeurs différents…
>Alors que plus personne ne peut imaginer travailler sans sa messagerie électronique, les entreprises restent «accros» au papier. Elles ont réalisé plusieurs milliards de photocopies en 2000 et le volume des
>documents imprimés augmente de 3 à 5% par an. Si bien qu’à aujourd’hui, le papier représentait encore 90 à 95% des informations circulant dans l’entreprise. Les processus basés sur des documents papier sont lents,
>coûtent cher et sont source d’erreurs.
>Journaliste : Pouvez vous nous parler du contexte de la
>dématérialisation au Maroc et de son état d’avancement ?
>Naima Saoud: Quelle compagnie d'assurance n'a jamais rêvé de disposer à un instant T d'une « vision 360° » de leurs clients, d'un bureau sans papier ? D'un courrier distribué dès son arrivée, au bon destinataire, en version électronique ? De disposer de l'intégralité des informations clients centralisées et disponibles en temps réel directement sur un poste
>utilisateur ? , d’un bureau d’ordre électronique ou je pense aucune.
>Quelle compagnie d'assurance n'a jamais rêvé d’une "salle courrier dématérialisée" ou digital mailroom avec scan des courriers papier, capture des fax et e-mails, tri des documents selon leur nature,
>indexation et contenu puis distribution automatique par messagerie vers le bon destinataire ? Je ne pense aucune.
>Quel assuré n’a jamais rêvé d’une carte de santé électronique lui permettant de se faire traiter chez son médecin traitant sans payer, de récupérer ses médicaments à la pharmacie sans payer et d’obtenir sa
>prise en charge pour une hospitalisation dans une clinique via une prise en charge électronique en 24H sans avoir à se déplacer chez son assureur ? Je pense aucun.
>Si les assurances ont depuis longtemps compris
>l'intérêt de la dématérialisation , et mise à part quelques organismes comme la CNSS ou quelques assureursde premier plan ,les avancées dans ce sujet sont au Maroc très timides malgré les efforts des pouvoirs
>publics sur ce sujet avec la loi sur la protection des
>données personnelles , la signature électronique et le
>projet stratégique « Maroc Numéric 2013 ».
>A ce jour, l’essentiel des échanges assurés-assurances se font aujourd'hui sur la base de documents papier,c'est à dire "non-structurés" et ne pouvant être intégrés directement dans le système d'information des
>compagnies d’assurance.
>Journaliste : Quels sont les domaines / fonction/avantages pouvant faire l’objet d’une dématérialisation?
>Naima Saoud A priori tous les domaines , et toutes les fonctions d’une compagnie d’assurance , Mutuelle cabinet de courtage peut à son niveau, peut tirer profit de la dématérialisation :allant du bureau d’ordre jusqu’au
>fonctions les plus pointues telles que le recouvrement des primes , le traitement des déclaration de sinistres ou la vente de produits d’assurances .
>Le sinistre est le moment de vérité de la relation client. Par conséquent que ce soit une feuille de soins maladie, un rapport d’expertise, un constat amiable de sinistre automobile, une facture, un bordereau
>d’encaissement ou tout autre document métiers transitant par le bureau d’ordre pourrait faire l’objet d’une dématérialisation …

>Journaliste : Quels sont les avantages de la dématérialisation pour un acteur du secteur des assurances ?
>Naima Saoud:La dématérialisation va permettre de rompre avec certaines habitudes, comme la contrainte du déplacement, les allers-retours de courriers (délais, retards, etc.), les délais et les coûts du cycle de vie
>du document au moment de sa diffusion mais aussi au moment de son classement et de sa recherche.
>La dématérialisation va aussi permettre de bâtir une communication professionnelle mieux personnalisée (avec ses clients, collaborateurs, partenaires… qui choisissent leur support), une communication plus
>flexible et de gagner une confiance accrue des clients (grâce à la traçabilité, à l’archivage et donc à une meilleure réactivité).
> Les bénéfices de la dématérialisation sont multiples et variés.
>Toutes les entreprises ayant lancé des projets de dématérialisation entraînant la mise en œuvre du fameux "bureau sans papier " ont constaté de manière mesurable et factuelle : une augmentation de la productivité ,
>une diminution des tâches administratives, une meilleure rationalisation des processus , une amélioration de la qualité de service auprès de clients
>, une réduction des délais de traitement des actes et gestion , une réduction incontestable des coûts incontestables et par conséquent des rendements optimisés.

>Journaliste : Quels sont les moyens logistiques et humains nécessaire pour lancer un projet de dématérialisation ?
>Naima Saoud:La dématérialisation est à la fois un sujet concret et un enjeu majeur pour l’entreprise :
>gain de temps, réduction de l'utilisation des imprimantes et des photocopieurs, meilleure communication intra et extra entreprise,
>Il faut savoir que l'approche " zéro papier " ne se limite pas à stocker les documents numérisés dans des " armoires virtuelles ".
>Aujourd'hui, les solutions de gestion électronique des documents (Ged) associées à des systèmes de " workflow " (" flux d'informations ") qui coordonnent la circulation des tâches entre les acteurs, visent une
>gestion en flux tendu et partagée des dossiers dématérialisés. Le management dispose en permanence d'une vue sur des indicateurs mesurant la productivité et la qualité des circuits.
>Avant de parler des moyens technologiques, Il est primordial de définir la démarche de dématérialisation sous la forme d’un projet stratégique à part entière et avec une implication de tous les intervenants sponsorisés par les plus hauts responsables de l’entreprise.
>Enfin la dématérialisation dans le secteur des assurances implique cependant l'utilisation de nombreuses technologies d'échanges (EDI…), Workflow, (">flux d'informations ") qui coordonnent la circulation
>des tâches entre les acteurs, visant une gestion en flux tendu et partagée des dossiers dématérialisés, de preuve (Signature électronique, Certificats…), d'acquisition (Lecture électronique des documents (LAD)
>, reconnaissance électronique des documents (RAD …), de stockage, d’archivage et de sécurisation.

>Journaliste : Quels sont les sujets d’actualité de votre société synergie performance dans le domaine de la dématérialisation ?
>Naima Saoud: Synergie performance en collaboration
>avec un cabinet d’expert français organise le 25 Novembre 2010 à Casablanca une journée de formation sur le théme: "LA DEMATERIALISATION ET L’ASSURANCE : >ENJEUX ET PRATIQUES"
>Plusieurs thèmes seront abordés:

>-Appréhender les enjeux , les objectifs et les
>avantages de la dématérialisation pour les compagnies
>d’assurance
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