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B M F
- Assistante
2011 - maintenant
Accueil physique et téléphonique, Secrétariat, Classement, Archivages., Gestion administrative, Gestion des rendez-vous, du courrier, rédaction des devis, saisie des pièces comptables, relance client, Gestion et suivi de la trésorerie, des comptes bancaires ; DUE, Suivi des absences, congés ; visites médicales, feuilles d’heure, préparation des éléments d’acomptes et salaires.
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OFFICE TEAM
- Missions Assistante Commerciale et Assistante de gestion
2010 - 2010
COMPTABLES
? Facturation : envoi, suivi, relance, encaissement
? Saisie comptable
? Rapprochement bancaire, lettrage
? Gestion et suivi de la trésorerie, des comptes bancaires
? Suivi des absences, RTT, congés
? Gestion des notes de frais
? Virement des salaires, paiement des fournisseurs
ADMINISTRATIVES
? Gestion des locaux
? Gestion des fournitures de bureau, informatique, stocks alimentaires
? Organisation des groupes de consommateurs
? Organisation de réunions, de déplacements, de dîners
? Gestion agenda, planning
? Accueil physique et téléphonique
? Traitement du courrier, fax, mails, note de service
? Secrétariat, Classement, Archivages
COMMERCIALES
? Relations et négociations avec les fournisseurs (fourniture de bureau,
téléphonie, chèques déjeuner, traiteurs, prestataires informatiques,
prestataires de nettoyage de bureau, etc)
? Lancement d’appels d’offres, saisie des dossiers de candidature, suivi
? Prospection, mise en concurrence avec obtention de remise
? Gestion des contrats
? Gestion des produits marketing : cartes de visite, plaquettes,
brochures, cadeaux clients
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CIRESE Cabinet d'ingenierie sociale et territoriale
- Assistante d'Agence
2006 - 2010
Assistance Directeur Adjoint et Directeurs de Missions,
Traitement du courrier (e.mail, postal, …) de l’agence de Paris,
Téléphone,
Gestion de la logistique (informatique, matériels, fournitures de bureau, aménagement, …),
Contribution au déroulement des missions (voyages, documents, prise de rendez-vous) et à leur suivi,
Assurer une veille sur les appels d’offres avec Serveur,
Gestion des appels d’offres,
Formalisation des réponses des consultants et des vacataires aux propositions et/ou réponse aux appels d’offres (calage des éléments financiers, mise en forme Cirese, établissement puis contrôle du dossier administratif puis envoi…)
Organisation en lien avec les Directeurs de pôle des journées thématiques de Cirese, (mailing, relance, inscription, salles, repas, ….)
Gestion des activités formation (préparation des dossiers, des feuilles d’émargement, des documents pédagogiques, recueil des feuilles d’émargements, fournir les attestions de présence au client en lien avec le siège pour la facturation et le pilote du dossier pour le bilan pédagogique)
Suivi des activités des consultants et des vacataires (plannings prévisionnels et réalisés, traitement des frais de missions) saisie dans la base Affaires,
Transmission des différentes données collectées et traitées au siège,
Transmission des factures fournisseurs au siège,
Organisation des réunions d’équipe
Saisie sur la base de données (temps, frais, AO, propositions)
Assurer le suivi du fonctionnement du site Cirese Webmaster,
Coordination avec les Directeurs de Missions, la Responsable Administrative et relations avec le réseau Cirese et le réseau Pluralis.
Assurer l’actualisation des données sur le site Intranet Pluralis (Sollicitations, cv des consultants, références Cirese, …)
Organiser la production de la Lettre Pluralis
Organiser et gérer les réunions Pluralis
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Volvo Trucks France
- Assistante Formation Technique
2004 - 2006
Assure le suivi dans le logiciel LMS (Learning Management system) de la base données Personnel technique Réseau,
Assure la gestion des inscriptions aux stages et toute activité administrative associée,
Assure la logistique de chaque action de formation,
Centralise la gestion des besoins des 4 centres de formation : (fournitures, bureau, transfert du matériel),
Etablit la facturation et les conventions de formation,
Met en forme la communication relative à la formation vers le réseau (calendrier, nouveaux stages,…),
Assure le secrétariat du département,
Reçoit, gère le courrier et les communications téléphoniques du réseau,
Contrôle le respect des règles liées au cursus pédagogique lors des inscriptions,
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TELINDUS - Informatique
- Assistante Département Formation
2003 - 2004
Assurer l’accueil téléphonique et physique des clients du site de Rueil,
Assurer l’accueil des stagiaires,
Gestion du premier niveau de relation commerciale, contacts de premier niveau avec la clientèle, envoi de devis, de propositions commerciales …,
Rédiger et envoyer les convocations et attestations de stages aux stagiaires, ,
Rédiger et envoyer les conventions de formation aux clients finaux,
Participer à l’élaboration des supports de cours,
Assister les formateurs dans le suivi administratif de leur fonction,
Assister le Directeur Formation dans la gestion des plannings,
Gérer les fournisseurs (consommables, fournitures de bureaux, reprographie des supports de cours, …)
Préparer les salles de cours,
Travailler en collaboration avec les services administratifs internes (Assistanat commercial, Administration des ventes),
Gestion de la logistique formation (expédition des supports de cours …),
Participer au reporting de l’activité formation, suivi des tableaux de bord.
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CF6/TELINDUS
- Assistante Conseil
1995 - 2003
Gestion administrative,
Support administratif des consultants, vérification qualité (relecture et mise en forme) des livrables Conseil avant remise aux clients, suivi commercial des besoins des clients, disponibilité des consultants (tableau de bord), planning de production mis régulièrement à jour, gestion des plannings,
Assistance à la gestion interne des ressources humaines de l’équipe
Suivi des bilans d’évaluations, gestion du plan de formation, mise à jour des compétences, prise en charge des nouveaux arrivants, régler les éventuels problèmes logistiques, participation au recrutement (Prise de rdv, filtrage des candidatures),...
Fourniture des indicatifs financiers de la direction conseil
Administration des ventes (gestion des bons de commandes, déclenchement de la facturation),…
Centraliser et consolider les rapports d’activités mensuels (saisie des chiffres, rapports d’activité, consolidation, communication avec la comptabilité), …
Assurer un service minimum dans le cadre des tâches de secrétariat mutualisées au sein du conseil île de France
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Unisys
- Assistante d'Agence (Colombes)
Blue Bell, PA
1994 - 1995
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Unisys
- Assisatnte département Marketing
Blue Bell, PA
1988 - 1991
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ID SERVICES FRANCE
- Secretaire
1985 - 1988
